O escritório lida diariamente com informações sensíveis. A LGPD precisa aparecer na rotina, não apenas em um documento guardado.
Comece sabendo onde os dados estão
Liste os lugares onde informações de clientes entram, ficam armazenadas e são compartilhadas: e-mail, WhatsApp, sistema jurídico, pastas, computador e ferramentas externas.
Sem esse mapa, o escritório não consegue saber quem acessa o quê nem como agir diante de perda, envio errado ou desligamento de alguém da equipe.
Dê acesso apenas a quem precisa
Contas individuais, senhas fortes, autenticação em dois fatores e retirada rápida de acessos reduzem riscos comuns.
Também vale separar documentos por assunto e evitar links abertos por tempo indeterminado. Segurança útil é aquela que cabe no dia a dia da equipe.
- Evite senhas compartilhadas entre várias pessoas.
- Revise acessos quando alguém muda de função ou sai do escritório.
- Mantenha cópias de segurança e teste se elas podem ser recuperadas.
- Registre fornecedores que recebem ou armazenam dados.
Cuidado redobrado no WhatsApp e na IA
Antes de enviar um documento por mensagem, confirme destinatário e necessidade. Oriente a equipe a não espalhar arquivos em grupos ou aparelhos pessoais sem controle.
Ao usar IA, verifique como o fornecedor trata as informações. A OAB recomenda atenção especial para não tornar o cliente identificável e para evitar que dados sejam usados no treinamento de sistemas.
Um começo possível em quatro passos
Mapeie dados, revise acessos, escolha um responsável e crie orientações curtas para os canais mais usados. Depois, registre incidentes e dúvidas para melhorar a rotina.
Esse conteúdo é informativo e não substitui análise jurídica específica sobre as obrigações do escritório.
Referências
